Aging Piutang dan Limit Kredit: Cara Menjaga Kas Tetap Sehat

Penjualan naik, tapi kas tetap tipis? Penyebab paling sering bukan omzet, melainkan piutang yang menumpuk tanpa kontrol. Dua alat yang menyelesaikannya: aging piutang (laporan umur piutang) dan limit kredit pelanggan. Keduanya membuat penjualan tempo tetap jadi strategi, bukan sumber masalah.

Apa Itu Aging Piutang?

Aging piutang adalah laporan yang mengelompokkan faktur belum dibayar menurut berapa lama sudah lewat dari jatuh tempo. Dari satu laporan ini terlihat pelanggan mana yang sehat, mana yang mulai menunda, dan mana yang perlu dihentikan sementara. Laporan umur piutang juga jadi dasar menghitung cadangan kerugian piutang saat tutup buku.

Selain tabel di atas, hitung juga Days Sales Outstanding (DSO): piutang rata-rata dibagi penjualan kredit, dikali jumlah hari periode. Jika DSO 62 hari padahal tempo yang diberikan 30 hari, artinya penagihan berjalan dua kali lebih lambat dari kesepakatan. Angka ini yang dipakai sebagai target perbaikan bulan berikutnya, bukan hanya total piutang.

Cara Menetapkan Limit Kredit Pelanggan

Limit kredit bukan formalitas dokumen; ia pengaman kas. Tetapkan plafon dari tiga data yang biasanya sudah dimiliki bisnis: riwayat pembayaran pelanggan, nilai order bulanan rata-rata, dan seberapa lama kas perusahaan sanggup menahan piutang.

• Plafon sekitar 1,5–2 kali nilai order bulanan rata-rata pelanggan tersebut.
• Tempo dibedakan: pelanggan lama dengan rekam jejak baik boleh 30 hari, pelanggan baru mulai dari tunai atau 7 hari.
• Tinjau berkala setiap kuartal, atau langsung diturunkan bila ada faktur lewat 60 hari.

Aturan ini harus tertulis dan disetujui pemilik, bukan kesepakatan lisan sales di lapangan. Tanpa plafon, sales cenderung mengejar target dengan tempo sepanjang apa pun.

Alur Penagihan yang Tidak Bergantung pada Ingatan

Penagihan gagal bukan karena pelanggan jahat, tapi karena tidak ada yang tahu faktur mana yang jatuh tempo pekan ini. Buat jadwal tetap: setiap Senin, tim finance membuka daftar piutang, menyaring yang lewat jatuh tempo, lalu menghubungi PIC dengan menyebut nomor invoice dan tanggalnya. Catat hasilnya di tempat yang sama dengan invoice tersebut, supaya tidak ada lagi catatan penagihan yang hilang di chat pribadi.

Kontrol Sistem: Approval, Audit Trail, Reporting Custom

Di ERP Aok Software, penjagaan piutang bisa menempel pada proses, bukan pada disiplin orang:

• Approval berjenjang untuk order yang melewati plafon kredit, dengan remark wajib saat menolak sehingga alasan penolakan selalu terdokumentasi.
• Audit Trail merekam siapa mengubah limit kredit, kapan, dan apa yang berubah.
• Reporting Custom untuk menyusun format aging sesuai kebutuhan manajemen, lalu menyimpan formatnya agar dipakai ulang tiap bulan.
• Inbox Page mengumpulkan permintaan approval agar tidak tertahan di grup WhatsApp.
• Attachment & komentar per objek, jadi bukti janji bayar dan riwayat follow-up menempel langsung di invoice.

Modul ERP Aok Software juga memuat AR Listing dan Collection from Customer, sehingga daftar piutang dan penerimaan pembayaran tercatat pada sistem yang sama dengan penjualan dan stok. Untuk perusahaan dagang atau manufaktur di Batam yang pelanggannya memakai tempo 30–60 hari, kombinasi ini membuat proyeksi kas lebih masuk akal.

Langkah Pertama yang Bisa Dilakukan Pekan Ini

1. Cetak laporan umur piutang per hari ini, urutkan dari nilai terbesar dan umur terlama.
2. Tandai 10 pelanggan dengan piutang terbesar, lalu tetapkan plafon kredit tertulis untuk mereka.
3. Jadwalkan penagihan mingguan dan minta setiap hasilnya dicatat di sistem, bukan di buku pribadi.

Aok Software adalah ERP berbasis web tanpa install, cukup dibuka dari browser di laptop atau HP, dengan harga terjangkau mulai puluhan ribu rupiah per bulan. Lihat paket dan harga ERP Aok Software, atau baca kumpulan artikel keuangan untuk pemilik bisnis.